4 KPI’s om uw KMO optimaal te beheren

KPI’s ofwel Key Performance Indicators zijn onmisbare indicatoren: om uw KMO op het rechte pad te houden, uw prestaties dagelijks op te volgen en bij te sturen en uw kansen op succes te vergroten.

Meten, opvolgen en handelen! Dat is de functie van de beroemde KPI’s. Zoals elke ondernemer moet u in de succesformule voor uw bedrijf altijd rekening houden met een aantal externe onbekenden. Nauwgezet opvolgen is dus de boodschap. Niet dat we van u een expert in financiële analyses willen maken, met tientallen geavanceerde dashboards. Maar enkele prestatie-indicatoren zijn onmisbaar om uw KMO op het juiste spoor te houden. Hou vooral deze KPI’s in het oog:                                                                                       

1. Omzet: hoe zit het met de verkoop?

Evident, zegt u? Misschien, maar omdat uw omzet zo belangrijk is, mag u die geen ogenblik uit het oog verliezen. Het is de belangrijkste krachtbron van uw bedrijf. Want als u niets meer verkoopt, hebt u ook geen beschikbare middelen meer … en valt het hele raderwerk stil!

Vergelijk daarom uw omzet voortdurend met uw prognoses. En kijk op tijd ook even achterom om uw vooruitgang (of groeivoet) te meten. Een goede manager kijkt goed naar het heden, werpt een blik in de achteruitkijkspiegel en verwaarloost nooit de toekomst (op korte en lange termijn). Zult u binnen enkele maanden uw grootste contract ooit ondertekenen? Dan is informatie over uw omzet cruciaal om te weten waar u naartoe gaat.

2. Cashflow: zit er genoeg “brandstof” in de tank ?

Uw cashflow is erg belangrijk en mag u nooit verwarren met winst. Want zonder liquide middelen wordt het onmogelijk om aan uw verplichtingen te voldoen (betalingen aan leveranciers, de fiscus enz.). Dankzij uw cashflow houdt u stand bij een tegenslag (wanbetaler, verlies van een klant, een onverwachte grote uitgave enz.). Deze indicator verdient dus de nodige aandacht. Om te beginnen omdat uw cashflow elke dag schommelt (binnenkomende en buitengaande kasstromen). Maar ook omdat het niet voldoende is om uw cashpositie vandaag te kennen. Zult u ook morgen voldoende beschikbare middelen hebben om uw facturen te betalen? En over drie maanden? Juist daarom is een cashflowtabel een onmisbaar instrument!

3. DPO en DSO: hoe zit het met uw betaaltermijnen?

Achter deze afkortingen schuilen twee cruciale indicatoren voor de opvolging van uw cashflow: de DSO (Daily Sales Outstanding) geeft in aantal dagen aan op welke termijn uw klanten uw facturen betalen, terwijl de DPO (Daily Purchase Outstanding) dezelfde informatie geeft, maar dan voor de betaling van uw leveranciers. U wilt natuurlijk altijd zoveel mogelijk liquide middelen op uw rekening hebben. Hoe bereikt u dat? Door uw klanten aan te sporen om uw facturen snel te betalen en door met uw leveranciers te onderhandelen om ze zo laat mogelijk te betalen. U bent dan beschermd tegen een eventuele betalingsachterstand die uw cashflow in gevaar zou kunnen brengen.

4. Winstmarge: hoe rendabel zijn uw activiteiten?

Nog een andere belangrijke indicator voor de gezondheid van uw KMO: hoeveel winst leveren uw activiteiten op? Want dat blijft het uiteindelijke doel van elke onderneming. Uw financiële marge stelt u immers in staat om andere producten te ontwikkelen, personeel aan te werven of investeringen te doen. Deze KPI helpt u ook om uw prijsbeleid te bepalen of uw uitgaven te herzien. Het kan immers perfect dat uw verkoop loopt als een trein, maar dat u toch geen winst maakt. Dan heeft u een probleem: misschien bent u te goedkoop of is uw kostenstructuur veel te zwaar.

Vul zelf het lijstje aan: Er zijn nog veel andere indicatoren die onder meer uw commerciële prestaties meten (aantal nieuwe klanten, conversiegraad, market basket enz.). Hetzelfde geldt voor uw voorraden, uw online activiteiten en uw personeelsbeheer. Er zijn KPI’s voor ieders smaak en alle mogelijke projecten. Maar mik in het begin niet te hoog, want anders ziet u door de bomen het bos niet meer.

Neem de tijd om uw dashboard samen te stellen: Welke KPI’s u nodig hebt, hangt ook af van uw sector, de grootte en ontwikkelingsfase van uw bedrijf. Een start-up heeft niet dezelfde behoeften als een ervaren KMO. U moet bijgevolg een persoonlijk dashboard samenstellen, met instrumenten die aan uw situatie zijn aangepast. Bovendien eentje dat eenvoudig en efficiënt genoeg is om elke dag te gebruiken. Automatische updates maken het u wat dat betreft veel gemakkelijker. Aarzel niet om een beroep te doen op uw boekhouder om zo’n dashboard te ontwikkelen.

One more thing: vergeet niet om heel regelmatig een stand van zaken op te maken, bijvoorbeeld samen met uw boekhouder. U moet immers het overzicht over de dingen bewaren om te kunnen bijsturen. En bekijk af en toe ook andere indicatoren en financiële ratio’s die cruciaal zijn voor uw succes (bruto-exploitatieoverschot, behoefte aan bedrijfskapitaal enz.).