Une facturation efficace ? Reprenons depuis le début!

Une bonne politique de facturation ? Un important outil de la gestion de trésorerie ! À ne pas négliger pour augmenter vos chances d’être payé rapidement. Voici comment s’y prendre…

Des règles strictes…

Dans vos relations B2B (ou dans certaines situations avec des clients particuliers), vous êtes tenu d’établir une facture, conformément à la législation en matière de TVA. Certains éléments sont obligatoires sur cette « invitation à payer » : à commencer par la mention « facture », mais aussi vos coordonnées professionnelles, la date et le numéro d’ordre du document, l’identification du client, la description des biens ou services ainsi que le prix et la TVA applicable. Sans oublier le délai dans lequel le partenaire doit vous régler… Rappelez-vous de l’importance des délais de paiement pour votre trésorerie : « au plus vite » le mieux et préférez une échéance « fixe » — dans les 30 jours en précisant la date — qu’un « 30 jours fin de mois » qui reporte encore la rentrée de cash !

… une forme libre !

Si ces données sont obligatoires, vous pouvez aller plus loin. Comment ? En mettant, par exemple, en évidence la date d’échéance et le prix. Vous attirez ainsi l’attention de votre client. Mettez aussi le paquet sur la lisibilité de vos coordonnées bancaires pour lui rendre la tâche plus facile. Rien ne vous empêche d’ajouter d’autres mentions, telles que l’application d’éventuelles pénalités de retard ou de non-paiement. Un client averti en vaut deux… Enfin, si la forme est « libre », gardez à l’esprit que votre document doit être rédigé dans la langue de la région dans laquelle votre entreprise est établie.

Quand facturer ?

Vous l’avez compris : l’enjeu de la facturation adaptée est crucial pour votre trésorerie. Votre intérêt est donc de rédiger immédiatement vos invitations à payer. En facturant rapidement, vous augmentez vos chances d’être réglé plus vite. De plus, si vous faites preuve de régularité, vous contribuez à « éduquer » vos clients. Pourquoi ne pas opter pour un système bimensuel ou même hebdomadaire (en fonction du nombre de factures) ? Une discipline de facturation salutaire… également du point de vue de la TVA. En effet, la lettre de la loi vous oblige à établir votre facture « au plus tard le 15^e jour ouvrable du mois qui suit le mois au cours duquel la TVA est exigible ». Vous voilà prévenus !

Les atouts du logiciel de facturation

La facture électronique est équivalente à son homologue papier et vous êtes peut-être déjà passé au digital… Évitez le fichier Word modifiable au profit d’un tableau Excel converti au format PDF et envoyé par e-mail. Un bon départ pour « systématiser » vos factures, mais vous pouvez aller plus loin et opter pour un logiciel de facturation. Des outils de plus en plus simples d’accès techniquement et financièrement, souvent synonymes de gains de temps. Sans oublier des fonctionnalités utiles : suivi des paiements, tableau de bord « trésorerie », etc. Le numérique vous permet également de limiter le risque d’erreur. Comme l’offre est large, ciblez bien vos besoins et n’hésitez pas à commencer par une période d’essai…

Élargissez vos horizons…

Vos factures ne sont qu’une partie de votre arsenal d’outils… Des bons de commande bien rédigés pour éviter les surprises et garantir un éventuel acompte. Des conditions générales de ventes claires pour mieux vous protéger ou encore un système de suivi des impayés efficace. Impératif pour « rappeler » vos clients à l’ordre ! À vous de jouer…