Peppol verplicht in 2026: 5 vragen om u doeltreffend voor te bereiden
De digitalisering van financiële processen versnelt overal in Europa. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle transacties tussen bedrijven (B2B) via elektronische facturatie verlopen. Wat betekent deze verplichting concreet? In dit artikel leggen we uit wat Peppol is, waarom het in 2026 verplicht wordt en hoe bedrijven zich er doeltreffend op kunnen voorbereiden.
1. Wat is Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk voor de veilige uitwisseling van elektronische documenten. Het laat bedrijven en overheden toe om elektronische facturen – e-facturen – te versturen in een gestructureerd formaat dat automatisch leesbaar is voor boekhoudsoftware. In tegenstelling tot een eenvoudige pdf per e-mail, is een e-factuur een gecodeerd en gestandaardiseerd bestand dat garandeert:
- Automatisering van de verwerking
- Interoperabiliteit tussen verschillende systemen
- Veiligheid en traceerbaarheid van de uitwisselingen
Vandaag geldt Peppol al als norm in België en in veel andere Europese landen.
2. Waarom wordt Peppol in 2026 verplicht in België?
De Europese Unie en België zetten volop in op een volledige digitalisering van B2B-transacties, aan de basis liggen twee hoofddoelstellingen:
- Het btw-gat verkleinen: door de automatische gegevensoverdracht kunnen de fiscus en de btw-administratie transacties beter controleren en fraude beperken.
- De digitalisering van bedrijven versnellen: jaarlijks circuleren in België ongeveer 1 miljard facturen. De automatisering daarvan kan aanzienlijke efficiëntiewinsten opleveren.
3. Wie wordt getroffen door de Peppol-verplichting in 2026?
De verplichting om over te stappen naar elektronische facturatie via Peppol geldt vooral voor:
- Belgische btw-plichtige bedrijven (zowel klein als groot) voor B2B-transacties;
- Business-to-Government (B2G) -uitwisselingen, die al sinds 2022 verplicht zijn voor bedragen boven 3.000 euro.
Tijdelijke uitzonderingen:
- Niet-btw-plichtigen
- De landbouwsector
- Btw-plichtigen met een forfaitair stelsel, tot 2028
- Failliete ondernemingen
- Buitenlandse bedrijven
- Business-to-Consumer (B2C) -facturen
4. Welke impact voor bedrijven?
De verplichting om via Peppol te werken houdt in:
- Het einde van papieren en klassieke pdf-facturen in B2B-transacties
- Aanpassing van boekhoud- en ERP-software omcompatibel te zijn met Peppol
- Nieuwe interne processen: minder manuele handelingen, meer automatisering
5. Hoe voorbereiden?
Anticiperen op de deadline van 2026 helpt om achterstand te vermijden en deze verplichting om te zetten in een voordeel. Hieronder de belangrijke stappen:
- Evalueer uw huidige systemen: is uw facturatie- of ERP-software compatibel met Peppol?
- Kies een erkend Peppol Access Point: deze gecertificeerde dienstverleners zorgen voor het veilig verzenden en ontvangen van uw facturen.
- Leid uw teams op: maak hen vertrouwd met de nieuwe norm en processen.
- Profiteren van de begeleidende maatregelen: voor de aanslagjaren 2024 tot en met 2027 kunt u, als kleine kmo of zelfstandige die een abonnementsformule gebruikt, een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen voor factureringsprogramma’s.
Conclusie
De deadline van 2026 betekent een keerpunt voor Belgische en Europese ondernemingen: elektronische facturatie via Peppol wordt geen optie meer, maar een verplichting. Wie nu al anticipeert, kan deze regelgevende verplichting omzetten in een hefboom voor efficiëntie, veiligheid en concurrentiekracht.
