4 KPI’s om je KMO optimaal te beheren

KPI’s zijn onmisbare indicatoren om je KMO op het rechte pad te houden, je prestaties dagelijks op te volgen en bij te sturen om je kansen op succes te vergroten.

Meten, opvolgen en handelen! Dat is de functie van de beroemde KPI’s (of Key Performance Indicators). Zoals elke ondernemer moet je in de succesformule voor je bedrijf altijd rekening houden met een aantal externe onbekenden. Nauwgezet opvolgen is dus de boodschap. Niet dat we van jou een expert in financiële analyses willen maken, met tientallen geavanceerde dashboards. Maar enkele prestatie-indicatoren zijn onmisbaar om je KMO op het juiste spoor te houden. Hou vooral deze KPI’s in het oog:                                                                                       

1. Omzet: hoe zit het met je verkoop?

Evident, zeg je? Misschien, maar omdat je omzet zo belangrijk is, mag je die geen ogenblik uit het oog verliezen. Het is de belangrijkste krachtbron van je bedrijf. Want als je niets meer verkoopt, heb je ook geen beschikbare middelen meer … en valt het hele raderwerk stil! Vergelijk daarom je omzet voortdurend met je prognoses. En kijk op tijd ook even achterom om je vooruitgang (of groeivoet) te meten. Een goede manager kijkt goed naar het heden, werpt een blik in de achteruitkijkspiegel en verwaarloost nooit de toekomst (op korte en lange termijn). Zal je binnen enkele maanden je grootste contract ooit ondertekenen? Dan is informatie over je omzet cruciaal om te weten waar je naartoe gaat.

2. Cashflow: zit er genoeg “brandstof” in de tank ?

Wij hebben hier al eerder uitgelegd waarom je cashflow zo belangrijk is en dat je die nooit mag verwarren met je winst. Want zonder liquide middelen wordt het onmogelijk om aan je verplichtingen te voldoen (betalingen aan leveranciers, de fiscus enz.). Dankzij je cashflow hou je stand bij een tegenslag (wanbetaler, verlies van een klant, een onverwachte grote uitgave enz.). Deze indicator verdient dus de nodige aandacht. Om te beginnen omdat je cashflow elke dag schommelt (binnenkomende en buitengaande kasstromen). Maar ook omdat het niet voldoende is om je cashpositie vandaag te kennen … Zal je ook morgen voldoende beschikbare middelen hebben om je facturen te betalen? En over drie maanden? Juist daarom is een cashflowtabel een onmisbaar instrument!

3. DPO en DSO: hoe zit het met je betaaltermijnen?

Achter deze afkortingen schuilen twee cruciale indicatoren voor de opvolging van je cashflow: de DSO (Daily Sales Outstanding) geeft in aantal dagen aan op welke termijn je klanten je facturen betalen, terwijl de DPO (Daily Purchase Outstanding) dezelfde informatie geeft, maar dan voor de betaling van je leveranciers. Jij wil natuurlijk altijd zoveel mogelijk liquide middelen op je rekening hebben. Hoe bereik je dat? Door je klanten aan te sporen om jouw facturen snel te betalen en door met je leveranciers te onderhandelen om ze zo laat mogelijk te betalen. Je bent dan beschermd tegen een eventuele betalingsachterstand die je cashflow in gevaar zou kunnen brengen.

4. Winstmarge: hoe rendabel zijn je activiteiten?

Nog een andere belangrijke indicator voor de gezondheid van je KMO: hoeveel winst leveren je activiteiten op? Want dat blijft het uiteindelijke doel van elke onderneming. Je financiële marge stelt je immers in staat om andere producten te ontwikkelen, personeel aan te werven of investeringen te doen. Deze KPI helpt je ook om je prijsbeleid te bepalen of je uitgaven te herzien. Het kan immers perfect dat je verkoop loopt als een trein, maar dat je toch geen winst maakt. Dan heb je een probleem: misschien ben je te goedkoop of is je kostenstructuur veel te zwaar.

Vul zelf het lijstje aan: Er zijn nog veel andere indicatoren, die onder meer je commerciële prestaties meten (aantal nieuwe klanten, conversiegraad, market basket enz.). Hetzelfde geldt voor je voorraden, je online activiteiten en je personeelsbeheer. Er zijn KPI’s voor ieders smaak en alle mogelijke projecten. Maar mik in het begin niet te hoog, want anders zie je door de bomen het bos niet meer.

Neem je tijd om je dashboard samen te stellen: Welke KPI’s je nodig hebt, hangt ook af van je sector, de grootte en ontwikkelingsfase van je bedrijf. Een start-up heeft niet dezelfde behoeften als een ervaren KMO. Je moet bijgevolg een persoonlijk dashboard samenstellen, met instrumenten die aan jouw situatie zijn aangepast. Bovendien eentje dat eenvoudig en efficiënt genoeg is om elke dag te gebruiken. Automatische updates maken het je wat dat betreft veel gemakkelijker. Aarzel niet om een beroep te doen op je boekhouder om zo’n dashboard te ontwikkelen.

One more thing: vergeet niet om heel regelmatig een stand van zaken op te maken, bijvoorbeeld samen met je boekhouder. Je moet immers het overzicht over de dingen bewaren om te kunnen bijsturen. En bekijk af en toe ook andere indicatoren en financiële ratio’s die cruciaal zijn voor je succes (bruto-exploitatieoverschot, behoefte aan bedrijfskapitaal enz.).

Kennis om te voorspellen en voorspellen om te voorkomen

Auguste Comte