6 do’s-and-don’ts voor je facturen!

Een correcte factuur opstellen: met deze eenvoudige regeltjes vermijd je laattijdige betalingen die je kasmiddelen aantasten.

Een correcte factuur opstellen: met deze eenvoudige regeltjes vermijd je laattijdige betalingen die je kasmiddelen aantasten.

Je producten en diensten zijn geleverd en nu is het tijd om je klant de rekening te sturen. Natuurlijk wil je snel betaald worden en je factuur kan daarbij helpen. Met deze tips maak je ze pico bello!

1. Dit is verplicht!

Voor het formaat van de factuur bestaan er geen regels, maar deze informatie moet erop staan:

  • Je gegevens (naam, adres en ondernemingsnummer)
  • Dezelfde gegevens van je klant
  • Een omschrijving en de hoeveelheid van de geleverde goederen of diensten
  • De prijs exclusief btw, het btw-percentage en het btw-bedrag (indien van toepassing)
  • Het totaalbedrag, dus inclusief btw
  • De factuurdatum en (eventueel) de leveringsdatum
  • Het volgnummer van de factuur

 

2. Vermeld ook …

… je bankgegevens! Een kwestie van gezond verstand als je betaald wil worden! Vermeld zeker ook de vervaldatum van de factuur. Plus misschien ook de eventuele boetes als je factuur te laat of helemaal niet betaald wordt. Ze kunnen je klant aansporen om op tijd te betalen.

 

3. Vermijd fouten

Iedereen maakt al eens een foutje, maar als het om een factuur gaat, kan een vergissing je vele weken vertraging kosten. Controleer dus je factuur vóór je ze verstuurt. Gaat het om een groot bedrag? Neem dan zelf contact op met je klant en vraag of hij je factuur goed heeft ontvangen.

 

“Zorg voor perfecte facturen als je op tijd betaald wil worden.”

 

4. Verzorg de layout en verzending

Met een goed leesbare factuur maak je het je klant gemakkelijk. Zet de belangrijkste informatie bijvoorbeeld groter en in vetjes: het te betalen bedrag, de vervaldatum en je bankrekening. Besteed ook voldoende aandacht aan de verzending. Als je klant ervoor openstaat, is een e-mail met je factuur als attachment handig, maar verstuur dan eerder een PDF dan een Word-document dat kan worden gewijzigd.

 

5. Welkom in het digitale tijdperk

Een Excel-tabel is heel geschikt om facturen op te stellen, maar waarom zou je niet investeren in een facturatieprogramma? Dergelijke software is flexibel, gemakkelijk te gebruiken en voordelig. Je werkt efficiënter en wint er tijd mee.

 

6. Organiseer je facturatie!

Efficiëntie vóór alles! Roep één dag per maand uit tot “facturatiedag”. Welke dag? Als je klanten op 30 dagen na het einde van de maand betalen, heb je er alle belang bij om je facturen vóór het einde van de maand te versturen.

 

 

Te onthouden:

  • De belangrijke vermeldingen op een factuur
  • Foutloze facturen opstellen
  • De voordelen van digitaal
  • Het belang van een goede organisatie