Een buurtfeest organiseren: hoe begin je eraan?

Een buurtfeest is beste manier om de buren uit je straat of wijk beter te leren kennen. Maar hoe begin je daaraan? Met deze tips kun je meteen aan de slag.

1. Zoek medewerkers

Vele handen maken het werk licht. Heb je het briljante idee om een buurtfeest te organiseren, pols dan eerst wie wil meewerken en wat ze juist willen doen. Sommigen zullen willen koken, anderen staan liever aan de tap, weer anderen blijven liever achter de schermen. Samenwerken gaat het vlotst als iedereen mag doen wat hij of zij graag doet.

2. Maak een to-dolijst

Zit samen met je medewerkers en overloop alle zaken die moeten gebeuren. Maak een lijst met elke taak, de datum waarop die moet uitgevoerd worden, en de persoon die ervoor verantwoordelijk is. Tip: bewaar die lijst op een online locatie waar alle medewerkers hem kunnen raadplegen, bijvoorbeeld op Google Docs.
Op deze vergadering kun je meteen ook al de datum voor je feest vastleggen. Of je kunt een online poll doen om een datum te vinden die voor de meeste mensen past, bijvoorbeeld met Doodle.

3. Maak een materiaallijst

Noteer nu ook al het materiaal dat nodig is, van partytenten, borden en bestek tot eten en drank… en wie verantwoordelijk is om het mee te brengen of aan te kopen. Moet je zaken aankopen of huren, ga dan na hoeveel dat zal kosten. Heb je tafels en stoelen nodig, kijk dan of je deze kunt ontlenen bij de gemeentelijke uitleendienst. Tip: als je een tapinstallatie huurt bij een drankenverdeler, kan deze vaak ook de nodige glazen leveren.

4. Maak een budget

Maak nu een lijst met alle uitgaven die je verwacht, zowel voor aankopen als voor huur. Denk ook aan de nodige verzekeringen om je in te dekken als er iets zou gebeuren. Informeer bij je makelaar naar een ‘verzekering tijdelijke activiteit’. Tip: voor je vrijwillige medewerkers kun je de gratis vrijwilligersverzekering aanvragen.
Aan de inkomstenzijde zet je de bijdrage van de deelnemers die je verwacht. Bij heel wat gemeentes kun je een subsidie aanvragen om een deel van de kosten te dekken. Doe dit tijdig. Een bezoek aan plaatselijke handelaars kan je sponsoring in natura of in geld opleveren. 
Betaal je met de Beobank Extra World Mastercard, dan krijg je ook een korting op je aankopen*. 

5. Denk aan vergunningen

Wil je voor je feest een straat afzetten, dan moet je bij de stad of gemeente een aanvraag doen om de openbare weg in te nemen. Als je muziek speelt – en goed buurtfeest kan niet zonder muziek – dan moet je aangifte doen bij Sabam en een vergoeding voor de auteursrechten van de gebruikte muziek betalen. Naast Sabam moet je ook de billijke vergoeding betalen. Tip: als je lokaal van de gemeente huurt, is de billijke vergoeding meestal in de huurprijs inbegrepen.

6. Maak je feest bekend

Een feest is maar een succes als er voldoende gasten zijn. Voor een buurtfeest werkt de ouderwetse manier met papieren uitnodigingen of flyers het best. Je kunt ook een eenvoudige affiche ontwerpen die bewoners voor hun ramen kunnen plaatsen. 
Indien je de e-mailadressen van de buurtbewoners hebt, kun je de uitnodiging ook via mail versturen. Hou dan wel rekening met de privacy-richtlijnen. Zet de adressen in het blind carbon copy (BCC)-veld in plaats van het normale adresveld. Zo zien de ontvangers de adressen van de andere genodigden niet.

Veel plezier met je buurtfeest!

Samenvatting

1. Zoek medewerkers
2. Maak een to-dolijst
3. Maak een materiaallijst
4. Maak een budget
5. Denk aan vergunningen
6. Maak je feest bekend